Hoe stel ik kwalificaties in?

In het LMS kun je onder het kopje "Kwalificatie management" kwalificaties instellen. Bij het instellen van de kwalificatie start je met de details waarbij alleen de naam verplicht is. Er is ruimte voor een code, mocht dat voor bijvoorbeeld rapportagedoeleinden handig zijn. 

Bepaal vervolgens wat de geldigheid van de kwalificatie moet zijn. Het vinkje 'Geldigheid' staat standaard uit, maar als je die aanvinkt, dan krijg je onderstaand scherm: 

• Type vernieuwingsperiode:
  Hier kan je 2 waardes instellen: Vaste herhaalperiode en Flexibele herhaalperiode. De vaste periode zorgt ervoor dat de kwalificatie verlengd wordt op het moment dat deze afloopt. De flexibele periode zorgt ervoor dat de kwalificatie verlengd wordt op het moment dat de laatste vereiste is behaald.
• Geldigheid basisvereisten:
  Via de blauwe knop Voeg geldigheid toe kan je een geldigheid instellen o.b.v. dagen, weken of maanden. Bij de geldigheidsduur stel je in hoelang de kwalificatie daadwerkelijk geldig is. Bij de risico periode kan je instellen hoe ver, vóórdat de kwalificatie verloopt, deze als risico gemarkeerd wordt. Op dat moment worden er herinneringen verstuurd naar medewerker en manager. Bij Herinneringen kun je meer momenten toevoegen voor het versturen van reminders.
  
• Herhaling:
  Hier kan je instellen of de kwalificatie een herhalingsmodule bevat (denk bv aan de BHV waarbij iedereen eerst eenmalig een basisversie moet halen en vervolgens enkel nog een herhalingsversie moet doen). Als je deze optie aanvinkt dan krijg je de extra mogelijkheid om een geldigheid van de herhaling in te kunnen stellen (dit kan wat anders zijn dan de geldigheid van de basis).Tevens komt hiermee een optie beschikbaar over de strikte vervaldatum. Als je die aanvinkt, dan zorgt dat ervoor dat de medewerkers de basis weer moeten behalen op het moment dat de kwalificatie is verlopen.

Als laatst stap stel je in wat de vereisten van de basis (en indien je dit ingesteld hebt, de herhaling) zijn. Binnen de basis (en herhaling) wordt gewerkt met opties, aangeduidt door A, B, C, enz. In de afbeelding hieronder zie je dit aangeduidt door Vereiste optie A: 

Onderaan in de schermafbeelding kan je op de knop Voeg een vereistengroep toe klikken om meerdere groepen toe te voegen aan de basis. Op die manier kan je verschillende opties creëren die een deelnemer kan doorlopen om gecertificeerd te raken. De deelnemer moet dan óf optie A, óf optie B, óf optie C, etc doen.

Per optie kan je gebruik maken van een praktijkbeoordeling, handmatige goedkeuring, het uploaden van een certificaat en het afronden van een leeritem. Op die manier kan je de inhoud van de optie samenstellen. Je ziet in de afbeelding hierboven dat er een 'en' tussen de toegevoegde vereisten staat. Dat betekend dat de deelnemer álle ingevoerde vereisten van die optie moet maken om te certificeren.

• Handmatige goedkeuring
  Wanneer je in de vereiste kiest voor Handmatige goedkeuring bepaal je wie de kwalificatie goed mag keuren; de teammanagers, manager met Alle medewerkers rechten of een specifieke manager. Het is ook mogelijk om in te stellen dat de medewerker zelf goedkeuring kan geven of dat één of meerdere collega's dit kunnen doen. De verschillende opties zie je hieronder.
• Upload een certificaat:
  Bij dit vereiste kan je ook instellen wie het certifiaat mag uplaoden: Teammanager, manager met Alle medewerkers rechten, specifieke managers of de medeweker zelf.
  
  

Nu de kwalificatie ingesteld is, kun je het koppelen aan kwalificatiefunctie(s). Dat doe je in het LMS onder het kopje Kwalificatie management onder het tabblad "Functies." Via de blauwe button “Maak nieuwe functie” kun je een nieuwe functie creëren. Je kunt de kwalificatie ook koppelen aan een reeds bestaande functie. Vul de benodigde informatie aan en selecteer de kwalificatie(s) die van toepassing zijn op deze functie. Per kwalificatie in de kwalificatiefunctie kan je aangeven of die verplicht is of niet.

De laatste stap in dit proces is de kwalificatie functie toekennen aan een medewerker. In het medewerkersoverzicht van het LMS kun je op persoonsniveau de functie of losse kwalificatie koppelen. Voor een medewerker zal dit inzichtelijk zijn op het dashboard, voor de manager in het LMS.