Wanneer krijgt een nieuwe medewerker toegang via de AFAS-koppeling?

Hoe werkt het aanmeldproces via de AFAS-koppeling?

De AFAS-koppeling bepaalt het moment waarop een nieuwe medewerker wordt aangemeld in Studytube. Dit proces verloopt automatisch en is niet door Floren aan te passen. Het is daarom belangrijk om te begrijpen hoe de timing werkt, zodat jullie als organisatie hier goed op kunt anticiperen.

De synchronisatie verloopt als volgt:

• Een nieuwe medewerker wordt aangeboden via de GET-connector in AFAS.
• 's Nachts vindt de synchronisatie plaats.
• De volgende dag beschikt de medewerker over een account in Studytube (jullie Leerhuis).

Praktijkvoorbeeld: Een medewerker wordt op 1 juli ingevoerd in AFAS → de medewerker wordt op 1 juli aangeboden in de GET-connector → op 2 juli krijgt de medewerker een account in Studytube.

Wat als de medewerker direct op de eerste werkdag toegang moet hebben?

Wil je als organisatie ervoor zorgen dat een medewerker op de eerste werkdag al toegang heeft tot Studytube? Dan moet de medewerker een dag eerder worden aangeboden in de GET-connector. Floren heeft hier geen invloed op en kan geen aanpassingen doen in dit proces.

Organisaties gaan hier op twee manieren mee om:

Optie 1 – De medewerker krijgt op dag 2 toegang

De medewerker start op 1 juli en ontvangt op 2 juli een account en uitnodiging voor Studytube.

Voordeel: Er hoeft niets te worden aangepast in AFAS.

Nadeel: De medewerker heeft pas op de tweede werkdag toegang en kan dan pas starten met de onboarding.

Optie 2 – De medewerker wordt eerder aangeboden in AFAS

De medewerker wordt een dag eerder (of in sommige gevallen meerdere dagen vooraf) ingevoerd in AFAS, zodat de medewerker op de eerste werkdag direct toegang heeft tot Studytube.

Voordeel: De medewerker kan direct starten met het onboardingstraject.

Nadeel: Dit vereist aanpassingen in AFAS. Interne processen binnen de organisatie kunnen dit bemoeilijken.

Wat als een medewerker nog geen e-mailadres heeft?

In de praktijk komt het voor dat het e-mailadres van een nieuwe medewerker pas beschikbaar is op de eerste werkdag. Een medewerker kan worden aangeboden in de koppeling zonder e-mailadres. Dit heeft de volgende gevolgen:

• De medewerker krijgt wel een account aangemaakt in Studytube.
• Studytube wil een uitnodigingsmail versturen, maar kan dit niet doen zonder e-mailadres.
• De medewerker wordt daardoor geplaatst op een Suppression list. Zolang de medewerker op deze lijst staat, worden er geen e-mails verstuurd vanuit de academie.

De Suppression list wordt eenmaal per week geanalyseerd en opgeschoond. Medewerkers die op dat moment wel een e-mailadres hebben, worden van de lijst verwijderd en kunnen vanaf dat moment weer e-mails ontvangen vanuit Studytube.

Vragen of meer informatie?

Heb je vragen over de werking van de AFAS-koppeling of wil je weten wat de beste aanpak is voor jouw organisatie? Neem dan contact op via studytube.support@noordhoff.nl.